1. ÚČEL
1.1 Interný predpis sa vydáva v zmysle zákona NR SR č. 54/2019 Z.z. o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti“) a upravuje postup pri vnútornom systéme podávania, preverovania a evidovania oznámení, pri písomnom oznamovaní výsledku ich preverenia, ako aj podrobnosti o oprávneniach zodpovednej osoby, o spracúvaní osobných údajov a zachovaní mlčanlivosti v rámci vnútorného systému vybavovania oznámení doručených zamestnávateľovi.
2. OBLASŤ PLATNOSTI
2.1 Príkaz platí pre všetky organizačné jednotky akciovej spoločnosti a jej štatutárnych zástupcov. Povinnosť oboznámiť sa s príkazom platí pre všetkých zamestnancov.
3. POJMY A SKRATKY
3.1 POJMY
3.1.1 Oznamovateľom je fyzická osoba, ktorá je v pracovnoprávnom vzťahu k Dopravnému podniku mesta Košice, akciová spoločnosť a ktorá v dobrej viere urobí oznámenie zamestnávateľovi; za oznamovateľa sa považuje aj blízka osoba oznamovateľa, ktorá je v pracovnoprávnom vzťahu k tomu istému zamestnávateľovi ako oznamovateľ, k zamestnávateľovi ktorý je závislou osobou vo vzťahu k zamestnávateľovi oznamovateľa alebo k zamestnávateľovi, ktorý je založený alebo zriadený zamestnávateľom oznamovateľa.
3.1.2 Oznámením uvedenie skutočností, o ktorých sa fyzická osoba dozvedela v súvislosti s výkonom svojho zamestnania, povolania, postavenia alebo funkcie alebo v súvislosti s činnosťou vo verejnom záujme a ktoré sa týkajú protispoločenskej činnosti.
3.1.3 Kvalifikovaným oznámením oznámenie, ktoré môže prispieť alebo prispelo k objasneniu závažnej protispoločenskej činnosti alebo k zisteniu alebo usvedčeniu jej páchateľa.
3.1.4 Závažnou protispoločenskou činnosťou je niektoré z nasledujúcich protiprávnych konaní:
a) trestný čin poškodzovania finančných záujmov Európskej únie podľa § 261 až 263 Trestného zákona, trestný čin machinácií pri verejnom obstarávaní a verejnej dražbe podľa § 266 až 268 Trestného zákona, trestné činy verejných činiteľov podľa § 326 až 327a Trestného zákona alebo trestné činy korupcie podľa § 328 až 336b Trestného zákona,
b) trestný čin, za ktorý Trestný zákon ustanovuje trest odňatia slobody s hornou hranicou trestnej sadzby prevyšujúcou tri roky,
c) správny delikt, za ktorý možno uložiť pokutu s hornou hranicou určenou výpočtom,
d) správny delikt, za ktorý možno uložiť pokutu s hornou hranicou vo výške najmenej 30 000 eur.
3.1.5.Konaním v dobrej viere konanie fyzickej osoby, ktorá vzhľadom na okolnosti, ktoré sú jej známe a vedomosti, ktoré v čase oznámenia má, sa odôvodnene domnieva, že uvádzané skutočnosti sú pravdivé; v pochybnostiach sa konanie považuje za konanie v dobrej viere, dovtedy, kým sa nepreukáže opak.
3.2 skratky
odd. PR - oddelenie právne
ZM IMS - zmocnenec pre integrovaný manažérsky systém
PR - príkaz
4. ZODPOVEDNOSŤ A PRÁVOMOC
4.1 Zodpovednou osobou, ktorá plní úlohy zamestnávateľa podľa citovaného zákona, je vedúci právneho oddelenia.
4.2 Ďalšie zodpovednosti a právomoci sú popísané v bode 5 tohto PR.
5. POPIS
5.1 Spôsob podávania oznámení
5.1.1 Oznámenie možno podať písomne alebo elektronickou poštou.
5.1.2 Písomné oznámenie sa podáva zodpovednej osobe alebo do podateľne zamestnávateľa, ktorá je povinná doručené neotvorené oznámenie bezodkladne odovzdať zodpovednej osobe. Obálku je vhodné označiť heslom: OZNÁMENIE / NEOTVÁRAŤ!.
5.1.3 Podanie oznámenia elektronickou formou je možné uskutočniť na adresu zodpovednej osoby podnety@dpmk.sk. Oznámenia prijaté elektronickou poštou, ktoré prijala osoba odlišná od zodpovednej osoby, je táto osoba povinná bezodkladne postúpiť na vybavenie zodpovednej osobe.
5.2 Preverovanie oznámení a oprávnenia zodpovednej osoby
5.2.1 Na preverovanie oznámení je príslušná zodpovedná osoba zamestnávateľa.
5.2.2 Pri preverovaní oznámenia sa vychádza z jeho obsahu, bez ohľadu na jeho označenie.
5.2.3 Pri preverovaní oznámení postupuje zodpovedná osoba nezávisle, nestranne a objektívne tak, aby bol zistený skutočný stav.
5.2.3 Ak z obsahu podania vyplýva, že oznámením v zmysle zákona č. 54/2019 Z. z. je iba časť tohto podania, podľa tohto príkazu sa prešetrí len príslušná časť podania. Zvyšné časti podania sa vybavia podľa režimu, pod ktorý spadajú (napr. sťažnosť podľa zákona č. 9/2010 Z.z. o sťažnostiach).
5.2.4 Pokiaľ z obsahu oznámenia vyplýva, že nejde o oznámenie podľa tohto príkazu, ale na vybavenie je príslušný iný orgán, zodpovedná osoba podanie bezodkladne postúpi tomuto orgánu. O tejto skutočnosti bezodkladne informuje oznamovateľa.
5.2.5 Zodpovedná osoba je povinná preveriť oznámenie najneskôr do 90 kalendárnych dní od jeho prijatia.
5.2.6 V odôvodnených prípadoch môže zodpovedná osoba lehotu uvedenú v 5.2.5 predĺžiť a to najviac o ďalších 30 dní. O tejto skutočnosti, ako aj o dôvodoch predĺženia lehoty je povinná informovať oznamovateľa. Za preverenie oznámenia sa považuje aj postúpenie veci na vybavenie podľa Trestného poriadku alebo osobitných predpisov.
5.2.7 Celková lehota preverovania oznámenia nesmie presiahnuť 120 dní od jeho prijatia.
5.2.8 Pokiaľ oznámenie smeruje voči konkrétnemu zamestnancovi alebo štatutárnemu zástupcovi zamestnávateľa (ďalej len“ dotknutý zamestnanec a štatutárny zástupca“) zodpovedná osoba bez zbytočného odkladu oboznámi dotknutého zamestnanca alebo štatutárneho zástupcu s obsahom oznámenia a umožní mu vyjadriť sa k nemu, ako aj predložiť doklady, písomnosti či iné informácie potrebné na spoľahlivé preverenie veci. Pri oboznamovaní s obsahom oznámenia je zodpovedná osoba povinná dbať na zachovanie mlčanlivosti o totožnosti oznamovateľa a na ochranu osobných údajov podľa zákona č. 18/2018 o ochrane osobných údajov. V prípade, že z informácií, ktoré sú súčasťou alebo prílohou oznámenia, možno vyvodiť totožnosť oznamovateľa, zodpovedná osoba s takýmito informáciami dotknutého zamestnanca ani štatutárneho zástupcu neoboznámi, ale vyzve ho len na predloženie, resp. uvedenie skutočností nevyhnutných na spoľahlivé preverenie oznámenia.
5.2.9 O výsledku preverenia oznámenia spíše zodpovedná osoba písomný záznam, v ktorom zhrnie skutočnosti, ktoré uvádza oznamovateľ a zároveň sa vyjadrí z hľadiska preverenia pravdivosti tvrdených skutočností a posúdenia ich právnej relevancie vo vzťahu k možnému naplneniu prvku protiprávnosti.
5.2.10 Zodpovedná osoba pri preverovaní oznámení dbá na dodržiavanie lehôt a riadi sa postupmi určenými v zákone č. 54/2019 Z. z.
5.2.11 Výsledok preverenia oznámenia a opatrenia, ak sa prijali na základe preverenia oznámenia, je zodpovedná osoba povinná oznámiť oznamovateľovi do desiatich dní od preverenia oznámenia. Ak bolo preverenie oznámenia skončené postúpením veci na vybavenie podľa Trestného poriadku alebo osobitných predpisov, zodpovedná osoba si vyžiada výsledok vybavenia v rozsahu, ako to umožňuje osobitný predpis a do desiatich dní od doručenia tohto výsledku s ním oboznámi aj oznamovateľa.
5.2.12 Zodpovedná osoba a jej zamestnávateľ sú povinní zachovávať mlčanlivosť o totožnosti oznamovateľa.
5.3 Spracúvanie osobných údajov uvedených v oznámení
5.3.1 Na účely vedenia evidencie oznámení je zamestnávateľ oprávnený spracúvať osobné údaje uvedené v podnete v rozsahu: meno, priezvisko a adresa pobytu oznamovateľa.
5.3.2 Ďalej je zamestnávateľ oprávnený bez súhlasu dotknutej fyzickej osoby spracúvať osobné údaje:
-
- ktoré už boli zverejnené v súlade so zákonom a prevádzkovateľ ich náležite označil ako zverejnené,
- ktorých spracúvanie je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná,
- ktorých spracúvanie je nevyhnutné na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa alebo tretej strany, okrem prípadov, keď nad týmito záujmami prevažujú záujmy alebo práva dotknutej osoby vyžadujúce si ochranu osobných údajov;
- ide o osobitné kategórie osobných údajov, ktoré dotknutá osoba sama zverejnila alebo sú nevyhnutné pri uplatňovaní jej právneho nároku.
5.3.3 Informácia o spracúvaní osobných údajov a právach dotknutej osoby podľa článkov 13 a 14 nariadenia GDPR a § 19 a 20 zákona o ochrane osobných údajov je dostupná na oddelení ľudských zdrojov, u zodpovednej osoby podľa tohto príkazu alebo u zodpovednej osoby za dohľad nad ochranou osobných údajov ( formulár DPMK 597).
5.3.4. DPMK a.s. ako prevádzkovateľ informačných systémov prijal primerané bezpečnostné opatrenia na zabezpečenie dodržiavania zásad ochrany osobných údajov, ktoré sú uvedené v bezpečnostnej dokumentácii prevádzkovateľa.
5.4 Evidovanie oznámení
5.4.1 Zodpovedná osoba je povinná viesť evidenciu oznámení, v ktorej zaznamenáva nasledujúce údaje:
-
- číslo oznámenia podľa 5.4.2,
- dátum doručenia oznámenia,
- meno, priezvisko a adresa pobytu oznamovateľa,
- predmet oznámenia,
- výsledok preverenia oznámenia,
- dátum skončenia preverenia oznámenia.
5.4.2 Každé novoprijaté oznámenie je zodpovedná osoba povinná bezodkladne zaevidovať v evidencii pod číslom oznámenia, ktoré pozostáva z poradového čísla jeho doručenia a roku doručenia.
5.4.3 Zamestnávateľ je povinný údaje uvedené v kapitole 5.4.1 uchovávať v evidencii oznámení tri roky odo dňa doručenia oznámenia.
